Pourquoi créer un intranet ?

Les systèmes d’organisation en silos reposant uniquement sur des moyens traditionnels (messagerie, réunions…) peinent à répondre aux enjeux d’une économie moderne qui demande plus de rapidité et de flexibilité. Ces problèmes se sont accentués ces dernières années avec l’accélération de la digitalisation de l’économie et des modifications des comportements des personnes en tant qu’utilisateurs de nouvelles technologies.

Un Intranet peut répondre à de nombreuses problématiques au sein d’une organisation. C’est un espace entièrement privé qui permet à des collaborateurs, une communauté, d’échanger et de partager en s’envoyant des messages et ou des informations. Par exemple, il est possible de communiquer de façon verticale en diffusant des annonces auprès de tous les membres de l’Intranet, alors que ces derniers peuvent échanger de manière transversale pour gagner en rapidité et fluidité dans les processus.
Un Intranet peut s’intégrer à plusieurs niveaux : Communication interne, outils collaboratifs ( gestion de projet par exemple ), centralisation et partage des ressources, développement de communauté, personnalisation en fonction des besoins métiers.

La création d’un Intranet bien pensé pourra améliorer l’efficacité opérationnelle et le confort d’utilisation pour les collaborateurs.

Améliorez votre communication Interne

Mettez en avant vos annonces stratégiques.

Il est difficile de communiquer auprès de tous en dehors des voies classiques, réunions et e-mails. Surtout, les annonces importantes et stratégiques après un temps sont reléguées dans le flux constant des informations dont sont bombardés les collaborateurs. Il existe un risque de perte ou d’oubli de ces informations.

Lorsqu’un collaborateur visualise l’Intranet, vous pouvez mettre en avant sur le tableau de bord vos communications prioritaires. Cela pourrait être, pour une équipe commerciale : Plus que trois mois pour réaliser l’objectif et s’envoler en équipe aux Bahamas !! Et d’ajouter dans un slider une belle photo avec des transats, des palmiers et une plage de sable blanc. Un module de news permet d’ajouter en plus des communiqués ou informations.

Les équipes sont plus motivées et ne perdent pas de vue l’objectif.

Encouragez l’esprit collaboratif

Créez vos groupes de travail

Quand des projets sont activés au sein d’une organisation, des objectifs sont fixés, suivis d’une planification et de réunions avec comptes rendus. Les difficultés peuvent apparaître quand les équipes sont focalisées sur d’autres sujets entre deux étapes ou bien quand elles n’arrivent pas à communiquer ensemble en se dédiant à ce projet, qui finalement ne sera pas finalisé dans les temps par manque de pilotage.

Créer des groupes de travail sur l’Intranet permet d’orienter tous les échanges relatifs au projet au sein d’un seul espace et ainsi, d’éviter la dispersion. Par exemple, il est possible pour un manager de réaliser des listes de tâches, les attribuer en fonction des rôles de chacun, intégrer les plannings et les documents essentiels, suivre l’avancée du projet. Les circuits cours sont privilégiés grâce à une messagerie interne, un workflow sur mesure.

Les équipes se coordonnent sans problème pour atteindre leurs objectifs et l’esprit de groupe s’en trouve renforcé.

Centralisez et partagez vos ressources

Créez votre base documentaire commune

Chaque organisation, à son échelle, doit appréhender les problèmes de « knowledge management », de gestion de connaissance. Quand on recherche un document, il peut se révéler compliqué de le retrouver sur son poste utilisateur ou dans sa messagerie. Cela prend du temps, la personne à qui on doit le réclamer, souvent par mail, n’est pas toujours disponible. Certains documents devraient être accessibles par tous et leur intégrité préservée.

Il est possible de stocker et organiser des documents sur l’Intranet pour qu’ils soient trouvés et partagés facilement. L’administrateur peut accorder des droits pour les télécharger, les modifier ou non. Par exemple, une direction générale souhaite prendre connaissance des derniers comptes rendus des conseils d’administration ? Des commerciaux voient leurs tarifs régulièrement mis à jours ? Ou bien des équipes de techniciens ont besoin de notices techniques pour préparer leur intervention ? L’Intranet permet de centraliser dans un espace dédié et sauvegarder les documents, vidéos, fichiers divers. Et il est bien entendu possible de partager les fichiers entre tous !

Gain de temps pour les collaborateurs et sécurité sont les fruits d’une base documentaire bien structurée.

Boostez vos communautés

Développez vos forums en interne

Partager la connaissance, une expérience sur des problèmes rencontrés prends du temps et si les questions posées sont récurrentes, cela peut devenir un frein à la productivité de vos collaborateurs. Les informations clés sont souvent oubliées ou simplement nous ne savons pas à qui les demander ou à quel endroit les trouver.

La création d’un forum sur leur intranet / extranet répondant à des problématiques métier précises est un vecteur efficace de diffusion des connaissances. Sous forme de discussions, les collaborateurs communiquent pour résoudre leurs problèmes et échanger sur des pistes à explorer.

Un forum peut dénouer efficacement des problématiques métier grâce aux expériences et compétences de collaborateurs. C’est aussi un outil d’échange pour les fédérer en améliorant la communication.

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